Contrôle des stocks : les clés d’un meilleur service client

Le contrôle des stocks consiste à connaître l’état des stocks de marchandises d’une entreprise, y compris les matières premières, les produits semi-finis et les produits finis.

Pour certaines entreprises un contrôle périodique des références stockées est suffisant. Par contre, pour d’autres une gestion des stocks bien plus poussée est nécessaire, car ils ont des processus de production, une rotation des produits plus importante et des retours clients (que l’on appelle logistique inverse). Quoi qu’il en soit, le contrôle des stocks est une activité clé pour atteindre une meilleure rentabilité.

Dans cet article nous expliquons la notion de contrôle des stocks, pourquoi il est si nécessaire pour les entreprises qui gèrent un nombre croissant de références et comment il doit être mis en œuvre.

Qu’est-ce que le contrôle des stocks ?

Le contrôle des stocks comprend tous les processus et les méthodes visant à surveiller le stock d’une entreprise. En connaissant avec exactitude l’état des stocks, on peut planifier et maîtriser ses flux et modes opératoires.

La gestion des stocks est un élément du contrôle des stocks qui consiste à enregistrer l’acquisition et la commercialisation des produits. Une entreprise doit disposer d’un stock minimum pour répondre à la demande et déterminer le point de commande, c’est-à-dire quand passer commande pour un réapprovisionnement.

De cette manière, on parvient à un équilibre entre les articles entrants et sortants de l’entrepôt afin de connaître leur disponibilité. Le contrôle des stocks nécessite de prendre en compte les fluctuations de la demande, le lead time et le fonctionnement de l’entreprise pour définir la quantité de produits nécessaire pour fournir le client.

Pourquoi effectuer un contrôle des stocks ?

Le contrôle des stocks vise en réalité deux objectifs fondamentaux : minimiser le coût de stockage et fournir un excellent service aux clients.

Disposer d’un stock optimal et maintenir le bon équilibre dans leur stock est essentiel pour la rentabilité des entreprises, car les ruptures de stock peuvent engendrer des retards et des réclamations de la part des clients.

D'autre part, il n'est pas non plus souhaitable d'avoir un sur-stock, car cela entraîne un coût supplémentaire et le risque que les marchandises deviennent obsolètes.

Comment effectuer un contrôle des stocks ?

Le processus de contrôle des stocks peut s’effectuer de trois manières différentes :

• Papier ou manuel. Les opérateurs disposent d’une liste répertoriant les produits avec laquelle ils parcourent l’entrepôt pour vérifier et comptabiliser le nombre d’articles disponibles pour chaque référence. L'inconvénient de cette méthode de travail est la forte possibilité de commettre des erreurs, elle n'est donc viable que pour les petites entreprises avec des niveaux et des taux de rotation des stocks faibles.
• Excel. Ce logiciel permet de créer des listes des articles stockés dans le magasin. Contrairement à la méthode papier, Microsoft Excel propose des modèles spécifiques pour dresser les inventaires et peut même récupérer les données directement depuis les lecteurs codes-barres. Cependant, une bonne partie du processus de saisie des données est manuelle, par conséquent la probabilité d’erreur reste assez élevée.
• Logiciel de gestion d’entrepôt. Il est évident que procéder à un contrôle des stocks manuel est fastidieux et comporte un risque d’erreur très élevé. En revanche, avec un WMS (comme Easy WMS de Mecalux) plus besoin de papier, il facilite le contrôle des stocks et élimine les erreurs. Ce logiciel contrôle toutes les entrées et les sorties des produits, afin de maîtriser les processus par lesquels passe chaque article.

A quelle fréquence procéder au contrôle des stocks ?

Les entreprises doivent déterminer la périodicité des inventaires, bien que celle-ci dépende de facteurs tels que le nombre de produits disponibles, la taille de l'entrepôt et le nombre d'opérateurs.

Le contrôle des stocks peut être périodique (par exemple, mensuel, trimestriel, semestriel ou bien annuel) ce qui mobilisera une grande partie du personnel pendant un ou plusieurs jours et le fonctionnement de l'entrepôt risque d'être perturbé. En plus de nécessiter un effort considérable, des erreurs peuvent se produire car il s'agit toujours d'une tâche manuelle.

Un inventaire tournant peut également être mis en œuvre. Il consiste à compter certaines références plus fréquemment que d’autres, en fonction de leurs caractéristiques communes et de leur taux de rotation (selon la méthode ABC). Contrairement à l’inventaire annuel ou semestriel, il garantit un meilleur suivi des références stockées ce qui diminue le risque de rupture de stock.

Enfin, l’idéal est de mettre en œuvre un contrôle permanent du stock. Il s’agit d’un inventaire en temps réel qui enregistre chaque mouvement de marchandises (que ce soit les entrées, les sorties ou les mouvements internes). Cela n’est possible qu’à l’aide d’un WMS, car ce système assure un suivi automatique des produits réceptionnés, stockés et expédiés. Avec un inventaire permanent, les coûts sont réduits et les erreurs et interruptions des opérations disparaissent.

Inventaire physique vs. inventaire comptable

Il ne faut pas confondre l’inventaire physique et l’inventaire comptable. L’inventaire physique fait référence à l’organisation réelle des marchandises dans un entrepôt. L’inventaire comptable quant à lui, concerne la valeur monétaire de ces marchandises.

L’objectif d’un inventaire physique des stocks est de s’assurer que les unités enregistrées dans le système correspondent au stock réel dans les rayonnages. Lorsque des écarts sont détectés, ils peuvent être causés par des erreurs de picking, un vol, etc. Il faut donc y remédier pour éviter que cela ne se reproduise à l’avenir.

Le contrôle des stocks en comptabilité vise à faire correspondre la valeur monétaire du stock acheté avec celle du stock expédié. Cela est d’autant plus problématique lorsqu’une même référence est achetée à des prix différents, car une fois déposées dans les rayonnages, il n’y aura plus de distinction entre elles. C'est là qu'interviennent des méthodes de gestion de stock comptable telles que la méthode FIFO (first in, first out, le prix du dernier produit sorti sera celui du produit entré en premier), la méthode LIFO (last in, first out, le prix du produit sorti sera celui du produit entré en dernier) ou la méthode PMP (prix moyen pondéré, lorsqu'un prix moyen est utilisé).

Dans tous les cas, pour avoir une bonne maîtrise du contrôle comptable des stocks, il est essentiel que le contrôle de l'inventaire physique soit exhaustif. Sans connaître les produits qui se trouvent réellement dans l'entrepôt, on ne pourra pas attribuer une valeur économique au stock de l’entreprise. 

Les produits sous contrôle

L’objectif du contrôle des stocks n’est autre que de faciliter les opérations d’un entrepôt. Une bonne organisation de la marchandise se traduit par l’efficacité de toutes les autres activités se déroulant dans l’installation.

En connaissant précisément la disponibilité des articles dans l'entrepôt, la performance de l’entreprise est bien plus élevée, ce qui améliore son image de marque. Les réapprovisionnements, la préparation des commandes ou les changements de la demande peuvent être facilement organisés. L'entreprise dispose de suffisamment de stocks pour fournir ses clients, même en cas de hausse des ventes.

Contrôler les stocks permet également de faire bon usage des ressources de l’entrepôt. Par exemple, l’espace de stockage d’articles indispensables à la fourniture du service est restreint.

Plus l’on maîtrise de données et d'informations sur les produits dans l'entrepôt, plus il est facile de prendre de meilleures décisions pour améliorer la gestion de l’entrepôt. C'est pourquoi un logiciel de gestion d'entrepôt comme Easy WMS de Mecalux est indispensable. Contactez-nous et un de nos experts vous expliquera les fonctionnalités de notre WMS et comment il peut vous aider à contrôler vos stocks en temps réel.