Étapes et recommandations pour améliorer la réception de marchandises

À l’origine des flux logistiques, la réception de marchandises fait partie des processus les plus importants d’un entrepôt. Lorsqu’elle est mal gérée, elle peut donner lieu à de nombreuses erreurs de stocks limitant la productivité de l’entreprise.

C’est pourquoi il est essentiel que vous organisiez votre réception de marchandises efficacement si vous souhaitez maîtriser votre coût d’exploitation. Pour ce faire, vous devez connaître l’ensemble des tâches impliquées dans ce procédé, leur portée, et les techniques à appliquer pour les améliorer.

Opérations liées à la réception de marchandises

La réception de marchandises ne se limite pas au simple fait d’introduire les commandes de vos fournisseurs dans votre entrepôt ; il s'agit d'un processus plus long, divisé en quatre grandes étapes :

1. La planification et l’information

Afin que vos marchandises circulent efficacement, il est important que vous planifiez vos entrées. Votre processus de réception de marchandises dépend, en partie, de la bonne coordination de votre Supply Chain et de la bonne gestion de vos approvisionnements et de vos achats. De plus, il s’agit du pilier sur lequel repose la stratégie du cross-docking.

Par ailleurs, pour accélérer la réception de marchandises, vous devrez gérer l’ensemble des informations circulant entre tous les acteurs de votre chaîne logistique.

2. Le déchargement et la gestion des quais de chargement

Cette étape peut faire référence :

• Au déchargement des marchandises des camions.
• Au transport des produits vers la zone de réception ou de consolidation.
• À l’entreposage des références sur les rayonnages.

Afin de savoir comment réaliser les tâches qui leur sont assignées, et quels engins de manutention utiliser, vos employés chargés de réceptionner vos marchandises doivent impérativement suivre un protocole.

3. Le contrôle qualité de la marchandise reçue

Lors de la réception de marchandises, vos opérateurs doivent contrôler les bons de livraison, l’état des emballages, et s’assurer que les quantités, les modèles et les caractéristiques des produits, correspondent à ce que vous avez commandé à votre fournisseur.

En fonction du type d’unité de charge réceptionnée, certaines entreprises procèdent à un contrôle qualité plus approfondi, et ce notamment lorsqu’il s’agit :

• De matières premières.
• D’aliments ou de médicaments : certains nécessitent des conditions de stockage spéciales afin de ne pas rompre la chaîne du froid.
• Des matières dangereuses : des normes de transport et d’emballage régulent les processus de chargement et de déchargement des produits, pour lesquels la manipulation comporte des risques.

Pour effectuer ces vérifications, vous devrez placer vos marchandises en quarantaine, dans une zone isolée conçue à cet effet.

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, si vos produits sont transportés sur des palettes standards, il est possible d’automatiser votre étape de contrôle qualité en installant des postes d’inspection intégrés à vos convoyeurs.

4. L’étiquetage, la consolidation et l’adressage des marchandises

Il est primordial que, lors de la réception de marchandises, vous enregistriez toutes leurs données afin de les tracer à chaque instant. Les fiches de réception regroupent d’importantes informations telles que :

• Le numéro ou le code de commande.
• Le bon de livraison.
• Le résultat du contrôle qualité.
• La description, l'identification des marchandises et des quantités reçues.

Dans les entrepôts utilisant un logiciel de gestion, toutes ces informations sont informatisées selon les paramètres logistiques utilisés par l'entreprise (généralement en accord avec la base de données de son ERP).

Lors de la réception de marchandises, il est possible que vous réceptionniez :

• Des produits non palettisés que vous devrez consolider et enregistrer afin de les localiser.
• Des marchandises transportées sur des palettes : vos opérateurs doivent procéder à une vérification rapide des quantités et des caractéristiques avant de les entreposer sur les rayonnages.
• Des retours clients : c'est à ce moment qu'intervient votre politique de logistique inverse. Généralement, les entreprises créent leurs propres règles de gestion des produits retournés, et exigent certaines fois le blocage de leur stock pour effectuer ces vérifications.
• Des marchandises non commandées ou non conformes : il se peut que votre fournisseur vous livre des produits que vous n’aviez pas commandés, ou bien que vous les receviez en dehors du créneau horaire convenu. Afin de garder le contrôle de la situation, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de gestion d’entrepôt. Le WMS est capable de gérer ces événements sans interférer avec le reste des opérations de votre entrepôt, et sans perturber le contrôle de vos stocks.

De plus, notez que lors de cette étape, vos employés devront étiqueter vos marchandises en respectant votre méthode d’adressage : un emplacement leur sera affecté et vous pourrez les tracer.

Les bonnes pratiques en matière de réception de marchandises en entrepôt

Quelles stratégies pourriez-vous mettre en place pour améliorer votre processus de réception de marchandises ? Suivez nos conseils afin d’organiser vos entrées efficacement :

- Adaptez vos entrées de marchandises en fonction de votre conception d’entrepôt

La conception de votre centre et la planification de vos opérations logistiques telles que la réception de marchandises, sont deux éléments extrêmement liés.

C’est pourquoi, pour construire un entrepôt productif, il est important que vous teniez compte du type de camions et des classes de marchandises qui passeront par votre centre. Vous devrez également déterminer la disposition de vos quais de chargement, leurs caractéristiques, ainsi que le nombre d'accès nécessaires (en prévoyant d’éventuelles extensions ultérieures). Vos entrées et vos sorties doivent être organisées en fonction de vos infrastructures.

- Évaluez la possibilité d’automatiser certaines tâches liées à la réception de marchandises

Parfois, la saturation des points d'accès à l'entrepôt ne découle, non pas d’une mauvaise planification, mais de changements structurels qui modifient les méthodes de travail de l’entreprise. Exemple : si vos ventes augmentent, le niveau d’activité de votre entrepôt augmentera lui aussi petit à petit.

Afin d’éviter de vous laisser dépasser par la situation, il est primordial que vous identifiez les éléments de vos processus à améliorer, et que vous installiez des solutions qui vous aideront à atteindre vos objectifs. Notez que, si votre entrepôt est situé à côté de votre centre de production, l'automatisation des tâches répétitives liées à la réception des marchandises est un réel avantage.

Exemple : les entreprises Dafsa et Firat Food, ont fait appel aux professionnels de Mecalux pour installer des solutions de stockage automatisé dans leurs centres. Désormais, ces deux sociétés disposent d'un circuit de convoyeurs à proximité de leurs quais de chargement et de déchargement, pour que leurs opérateurs n’aient plus besoin de se déplacer. Tous sont équipés de postes d'inspection d’entrées (PIE) qui assurent le contrôle qualité grâce à notre logiciel Easy WMS : ils vérifient les dimensions et l'état des charges, les enregistrent et actualisent les stocks en temps réel.

- Créez des protocoles qui régulent votre processus de réception de marchandises

Plus une tâche est standardisée, moins il y a de risques qu’elle soit source d’incident. Notez que le logiciel de gestion d’entrepôt a permis de faire de véritables progrès en matière de protocolisation des opérations. En effet, avec un WMS, vos employés n’utilisent plus de papier ; tout est enregistré au même endroit de manière à ce qu’ils puissent avoir accès à l’information facilement.

Grâce à notre progiciel, vous pourrez réaliser certaines fonctions du processus de réception de marchandises telles que :

• La prévision de votre stock entrant.
• L’enregistrement de vos produits.
• L’étiquetage de vos références.
• La gestion de l’emplacement de vos articles tout en optimisant votre espace disponible.

De plus, le WMS vous aide à gérer des opérations plus complexes telles que la réception de marchandises non commandées ou non conformes, les retours clients ou le cross-docking.

Comme vous aurez pu le constater, au-delà des étapes de réception de marchandises et des techniques à développer afin d’optimiser ce processus, pour que vos flux logistiques soient efficaces, il est primordial que vous formiez votre personnel. Que vous utilisiez un WMS ou non, la rentabilité de votre centre dépend directement de la productivité de vos opérateurs.

Si vous pensez que vos processus peuvent être améliorés, et que vous avez besoin des conseils de la part d’un expert, n'hésitez pas à nous contacter. Cela fait maintenant plus de 50 ans que nous exerçons en tant que fournisseur de solutions de stockage, aussi, nous saurons mettre notre expérience à votre service.